Smidig informationsförsörjning på Utrikesministeriet

Det finska utrikesministeriets bibliotek ligger vid havet på Skatudden i Helsingfors. Specialbiblioteket har en stor samling material om till exempel utrikes-, säkerhets- och utvecklingspolitik, diplomati, internationell rätt och mänskliga rättigheter, ekonomi och globalisering och miljöfrågor. Sedan 2006 är biblioteket en av våra kunder.

Biblioteket används främst av ministeriets personal och studenter i samhällsvetenskap. Utrikesministeriet är en stor organisation och biblioteket har närmare 2 000 användare, bland annat personalen på Finlands beskickningar. Tjänstemännen behöver mängder av information till stöd för sitt arbete. Tidskrifter från olika forskningsfält och andra publikationer används flitigt”, säger bibliotekarie Jaana Puumalainen. Biblioteket ansvarar för ministeriets informationsförsörjning och har fyra anställda. Resurshantering har hög prioritet.

Biblioteket använder sig av LM:s prenumerationstjänst och onlineverktyget LibNet.
Puumalainen är nöjd med att man haft samma kontaktperson ända sedan samarbetet började, som alltid känner till bibliotekets behov.

Utrikesministeriet består av ett dussintal enheter och tidigare var man tvungen att manuellt upprätthålla en lista på vilka tidningar som skulle vart. Med LibNet kan biblioteket generera rapporter för varje enhet i PDF- eller Excelformat.

All information på ett ställe

Enligt Puumalainen är LibNet ett viktigt verktyg för ministeriet då det samlar all information på en plats och låter bibliotekspersonalen hålla publikationsregistren uppdaterade.

Puumalainen uppskattar särskilt LibNets utgivningsschema som tagits fram för att undvika onödiga reklamationer. Tidigare var hon tvungen att separat besöka varje förlags webbplats för att se om deras tidskrift givits ut och om hon behövde reklamera ett uteblivet nummer. Med LibNet kan man först kolla utgivningsschemat och sedan göra en reklamation med några musklick om det behövs.

Förnyar prenumerationerna via LibNet

Utrikesministeriet förnyade sina prenumerationer via LibNet för första gången 2010. Trots att det fanns många prenumerationer att förnya gick processen smidigt tack vare utbildning och hjälp från LM:s experter. När man förnyar sina prenumerationer via LibNet slipper man de förseningar som är vanliga om arbetet görs manuellt, och alla prenumerationer aktiveras automatiskt. Det garanterar att prenumerationerna fortsätter utan avbrott nästa år.

Underlättar användningen av e-resurser

LibNet inkluderar även funktioner som underlättar hanteringen av e-resurser. Förutom innehållsregistret har LibNet en behändig funktion, LibLicence®, där biblioteket kan kontrollera förlagens senaste licensinformation och användarvillkor för tusentals elektroniska publikationer.

”Det är ett nyttigt verktyg. Visserligen får jag alltid avtalen som inkluderar användarvillkoren, men med LibNet går informationen mycket snabbare och enklare att hitta.”

Fördelar:

  • All information sparad på samma plats
  • Tillgänglig för hela bibliotekspersonalen
  • Enkelt att förnya prenumerationer

Finska utrikesministeriets bibliotek på Skatudden i Helsingfors. Foto: Minna Saarinen

”Vi får hjälp av LM regelbundet, bland annat med att aktivera elektroniska tidskrifter, hantera prenumerationer på tryckta tidningar och med nya prenumerationer.
Jaana Puumalainen, Finlands Utrikesministerium