Informasjonen flyter fritt i biblioteket til utenriksdepartementet

Biblioteket til Finlands utenriksdepartement ligger ved vannet i Skatudden i Helsingfors. Dette spesialiserte biblioteket har et stort utvalg ressurser som blant annet dekker utenrikspolitikk, sikkerhetspolitikk og utviklingspolitikk, diplomati, internasjonal lovgivning og menneskerettigheter, økonomi og globalisering samt miljø. Biblioteket har vært kunde hos LM Information Delivery siden 2006.

Bibliotekets kunder er hovedsakelig embetspersoner ved utenriksdepartementet og studenter som studerer utenrikssaker. «Utenriksdepartementet er en stor organisasjon: Vi betjener nesten 2000 kunder, inkludert de ansatte ved Finlands diplomatiske fagstasjoner. Offentlige tjenestepersoner trenger mye informasjon i arbeidet sitt. Tidsskrifter fra forskjellige fagområder og andre publikasjoner er populære kilder til ekstern informasjon», sier bibliotekar Jaana Puumalainen når hun skal beskrive det daglige arbeidet til det spesialiserte biblioteket. Biblioteket har bare fire ansatte, så ressursadministrasjon er svært viktig.

Biblioteket har tatt i bruk LM Information Deliverys abonnementbehandlingstjeneste, som inkluderer nettverktøyet LibNet.
Puumalainen er fornøyd med at det på grunn av samarbeidet har vært mulig å håndtere alle problemer med de samme kontaktpersonene, og at LM Information Deliverys ansatte alltid kjenner til forhold med kontoen.

Utenriksdepartementet har dusinvis av enheter, og tidligere måtte listen over tidsskrifter som skulle bestilles til en enhet, samles manuelt. Med LibNet kan biblioteket hente ut enhetsspesifikke rapporter i enten PDF- eller Excel-format.

Informasjon må holdes på ett sted

Ifølge Puumalainen er LibNet viktig for utenriksdepartementet fordi informasjon kan lagres på ett sted. Dermed kan de bibliotekansatte opprettholde oppdaterte utgivelsesregistre.

Puumalainen anser LibNets utgivelsestimeplan, som er utviklet for å unngå unødvendige krav, som essensiell. Tidligere måtte hun gå til alle utgivernes nettsteder selv

for å se om en bestemt utgivelse allerede hadde blitt gitt ut eller om hun måtte fremlegge et krav. Hvis en utgivelse ikke har kommet, kan biblioteket bruke LibNet til å sjekke timeplanen og fremlegge et krav med et par klikk, om nødvendig.

Fornying av abonnementer via LibNet for første gang

I 2010 ble utenriksdepartementets abonnementer fornyet via LibNet for første gang. Det var mange abonnementer som skulle fornyes, men hele prosessen gikk som smurt, spesielt etter at de fikk opplæring og veiledning fra LMs eksperter. Når abonnementer fornyes via LibNet, oppstår det ikke forsinkelser som følge av manuelt arbeid, og abonnementene aktiveres automatisk. Dette sikrer at abonnementene fortsetter uten avbrudd det kommende året.

Tilrettelagt for bruk av elektroniske ressurser

LibNet har også tjenester som forenkler styringen av e-ressurser. I tillegg til en tjeneste for innholdsfortegnelse leverer LibNet grunnleggende informasjon om lisensinformasjon for e-ressurser. Biblioteker kan for eksempel bruke LibLicense®-funksjonen til å finne utgivernes oppdaterte lisensinformasjon og bruksvilkår for tusenvis av e-utgivelser.

«Dette er et veldig nyttig verktøy. Jeg får alltid avtalene om bruksvilkårene for utgivelsene, men med LibNet får jeg tilgang til dem mye raskere.»

Fordeler:

  • Informasjon kan lagres på ett sted
  • Tilgjengelig for alle bibliotekansatte
  • Bruk av e-ressurser og abonnementer kan enkelt fornyes

Biblioteket til Finlands utenriksdepartement ligger ved vannet i Skatudden i Helsingfors. Bilde: Minna Saarinen

«Vi trenger ofte hjelp fra LM til å aktivere e-journaler, styre abonnementer på trykte materialer og bestille nye abonnementer.»
Jaana Puumalainen – Utenriksdepartementet