Vlotte informatiestroom in de bibliotheek van het ministerie van Buitenlandse zaken

De bibliotheek van het Finse ministerie van Buitenlandse zaken bevindt zich in Katajanokka, Helsinki, vlak bij de zee. De gespecialiseerde bibliotheek bezit een uitgebreide collectie van materiaal dat betrekking heeft op bijvoorbeeld buitenlandse, veiligheids- en ontwikkelingspolitiek, diplomatie, internationaal recht en mensenrechten, economie, globalisering en milieu. Sinds 2006 is de bibliotheek een klant van LM Information Delivery.

De klanten van de bibliotheek zijn voornamelijk functionarissen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en studenten van Buitenlandse Zaken. “Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is een grote organisatie: we dienen bijna tweeduizend klanten, met inbegrip van het personeel van de Finse diplomatieke missies. Ter ondersteuning van hun werk hebben functionarissen veel informatie nodig. Tijdschriften van verschillende sectoren en ook andere publicaties zijn populaire bronnen van externe informatie”, zo beschrijft bibliothecaresse Jaana Puumalainen het dagelijkse leven in de gespecialiseerde bibliotheek. De bibliotheek, die zorgt voor de informatiebehoeften van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, telt slechts vier medewerkers. Er wordt dus noodzakelijkerwijs veel aandacht besteed aan een efficiënt beheer van middelen.

De bibliotheek heeft de abonnementenbeheerservice van LM Information Delivery aangeschaft, waarvan de online tool LibNet deel uitmaakt.
Puumalainen is tevreden met het feit dat sinds het begin van de samenwerking alle zaken met dezelfde contactpersonen konden worden afgehandeld en dat het personeel van LM Information Delivery altijd op de hoogte is van zaken die betrekking hebben op hun account.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft tientallen eenheden en voorheen moest de lijst met tijdschriften die voor één eenheid waren besteld, handmatig worden gekopieerd. Met LibNet kan de bibliotheek eenheidsspecifieke rapporten in pdf- of Excel-formaat opleveren.

Informatie moet op één plaats worden bewaard

Volgens Puumalainen is LibNet belangrijk voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken omdat informatie op één plaats kan worden bewaard, zodat bibliotheekmedewerkers publicatieregisters up-to-date kunnen houden.

De verschijningsdatumdienst van LibNet, ontwikkeld om overbodige claims te vermijden, is volgens Puumalainen nodig. Vroeger moest ze zelf de websites van de uitgevers raadplegen

om te kijken of een bepaalde publicatie reeds verschenen was of er reden was om een claim in te dienen. Als een publicatie niet is aangekomen, kan de bibliotheek met LibNet eerst de planning controleren en indien nodig in een paar klikken de claim indienen via LibNet.

Abonnementen werden voor de eerste keer via LibNet vernieuwd

In 2010 werden de publicatie-abonnementen van het ministerie van Buitenlandse zaken voor de eerste keer vernieuwd via LibNet. Er waren veel abonnementsvernieuwingen, maar het vernieuwingsproces verliep vlot, vooral na training en begeleiding door de experts van LM. Wanneer abonnementen worden vernieuwd via LibNet, komen door manueel werk veroorzaakte vertragingen niet voor en worden abonnementen automatisch geactiveerd. Dit zorgt ervoor dat abonnementen het volgende jaar onafgebroken doorlopen.

Eenvoudiger gebruik van elektronische bronnen

LibNet bevat ook services om het beheer van elektronische bronnen te vergemakkelijken. Naast de inhoudsopgavedienst vindt men in LibNet de basisgegevens van de licentiegegevens van de elektronische bronnen. Met behulp van de functie LibLicence® vinden bibliotheken voor duizenden elektronische publicaties de actuele licentiegegevens en gebruiksvoorwaarden van de uitgevers.

“Dit is een noodzakelijke tool. Ik ontvang altijd de overeenkomsten over de gebruiksvoorwaarden van publicaties, maar met LibNet verkrijg ik deze informatie veel sneller en efficiënter met één klik op de knop.

Voordelen:

  • Informatie kan op één plaats worden bewaard
  • Toegankelijk voor alle bibliotheekmedewerkers
  • Gebruik van elektronische bronnen en abonnementen kunnen eenvoudig worden vernieuwd


De bibliotheek van het Finse Ministerie van Buitenlandse Zaken bevindt zich in Katajanokka, Helsinki, vlak bij de zee. Foto: Minna Saarinen

“We hebben regelmatig hulp nodig van LM om elektronische publicaties te activeren, gedrukte abonnementen te beheren en nieuwe abonnementen te bestellen.”
Jaana Puumalainen – Ministerie van Buitenlandse Zaken