Tieto kulkee sujuvasti ulkoministeriön kirjastossa

Suomen ulkoministeriön kirjasto sijaitsee meren äärellä Helsingin Katajanokalla. Erikoiskirjastolla on hallussaan laaja kokoelma erilaista aineistoa: kirjastosta löytyy runsaasti esimerkiksi ulko-, turvallisuus- ja kehityspolitiikkaa, diplomatiaa, kansainvälistä oikeutta ja ihmisoikeuksia, taloutta ja globalisaatiota sekä ympäristöä käsitteleviä aineistoja. LM Tietopalveluiden asiakkaana kirjasto on ollut jo vuodesta 2006. Kirjaston asiakkaita ovat pääasiassa ulkoministeriön virkamiehet sekä alan opiskelijat.

”Ulkoministeriö on organisaationa iso. Palvelemme lähes kahta tuhatta asiakasta, kun mukaan lasketaan Suomen diplomaattisten edustustojen henkilökunta. Työnsä tueksi virkamiehet tarvitsevat runsaasti tietoa. Eri alojen lehdet sekä muut julkaisut ovat suosittuja ulkoisen tiedon lähteitä”, kirjastonhoitaja Jaana Puumalainen kuvailee kirjaston arkea. Ulkoministeriön tiedonsaannista huolehtivassa kirjastossa työskentelee neljä henkilöä, joten aineistonhallintaan on kiinnitetty paljon huomiota.

Kirjasto on hankkinut LM Tietopalveluiden tilaustenhallintapalvelun, johon sisältyy LibNet-verkkotyökalu. Puumalainen on ollut tyytyväinen siihen, että yhteistyön alusta lähtien kaikki asiat on voitu hoitaa samojen yhteyshenkilöiden kanssa ja että LM Tietopalveluiden henkilökunta on aina perillä heidän asiakkuuteensa liittyvistä seikoista.

Ulkoministeriöllä on kymmeniä yksiköitä, ja aiemmin yhteen yksikköön tilattujen lehtien lista on pitänyt koota käsityönä. LibNetin avulla kirjasto voi tulostaa yksikkökohtaisia raportteja joko PDF- tai Excel-muodossa.

Kaikki tieto yhdessä paikassa

Puumalaisen mukaan LibNet on erinomainen ratkaisu ulkoministeriölle, koska kaikki tieto saadaan pysymään kootusti yhdessä paikassa. Näin kirjaston työntekijät pystyvät ylläpitämään ajantasaisia julkaisurekistereitä.

Turhien reklamaatioiden välttämiseksi kehitetty LibNetin ilmestymisaikataulupalvelu on Puumalaisen mielestä tarpeen. Aiemmin hän joutui käymään itse kustantajan sivuilla katsomassa, onko jokin tietty julkaisu ehtinyt jo ilmestyä vai onko siitä aiheellista tehdä reklamaatio. Jos jokin julkaisu jää tulematta, kirjasto voi ensin tarkistaa julkaisuaikataulun ja tarvittaessa tehdä reklamaation LibNetin kautta.

Tilaukset uudistettiin ensimmäistä kertaa LibNetin kautta

Ulkoministeriön kirjaston julkaisutilaukset uudistettiin ensimmäistä kertaa LibNetin kautta vuonna 2010. Uudistettavia julkaisutilauksia oli paljon, mutta uudistaminen sujui LM tietopalveluiden antaman koulutuksen ja ohjauksen jälkeen hyvin. Julkaisujen uudistaminen LibNetin kautta poistaa käsin tehtävistä uudistuksista johtuvat viiveet, ja tilaukset aktivoidaan automaattisesti. Näin tilaus jatkuu varmasti keskeytyksettä seuraavanakin vuonna.

Elektronisten aineistojen käyttöön helpotusta

LibNet sisältää myös e-aineistojen hallinnointia helpottavia palveluita. Sisällysluettelopalvelun ohella LibNetistä löytyvät perustiedot e-aineistojen lisensseistä. Esimerkiksi LibLicence®-toiminnon avulla kirjastot löytävät palvelusta kustantajien ajantasaiset lisenssitiedot ja käyttöehdot tuhansiin e-julkaisuihin.

”LibLicence on meille erittäin tarpeellinen työkalu. Saan aina itselleni sopimukset julkaisujen käyttöehdoista, mutta LibNetin ansiosta ne ovat nopeammin ja tehokkaammin käytettävissä parilla klikkauksella.”

Hyödyt:

  • Kaikki tieto yhdessä paikassa
  • Pääsy kirjaston koko henkilökunnalla
  • E-aineistojen käyttö ja tilausten uusinta on helppoa

Suomen ulkoministeriön kirjasto sijaitsee meren äärellä Helsingin Katajanokalla. Kuva: Minna Saarinen

”LM Tietopalvelut tukee meitä e-lehtien aktivoinnissa, painettujen julkaisujen tilaustenhallinnassa ja uusien julkaisujen tilauksissa”
Jaana Puumalainen – ulkoministeriö