La información fluye con facilidad en la biblioteca del Ministerio de Asuntos Exteriores

La biblioteca del Ministerio de Asuntos Exteriores de Finlandia se encuentra en Katajanokka, Helsinki, junto al mar. Es una biblioteca especializada que posee un fondo muy amplio dedicado, por ejemplo, a política exterior y de seguridad y desarrollo, diplomacia, derecho internacional y derechos humanos, economía y globalización y medio ambiente. Es cliente de LM Information Delivery desde 2006.

Los usuarios de la biblioteca son principalmente funcionarios del Ministerio de Asuntos Exteriores y estudiantes de política internacional. El Ministerio de Asuntos Exteriores es una entidad enorme:
atendemos a casi 2 000 usuarios, entre ellos el personal de las misiones diplomáticas de Finlandia. Los funcionarios públicos necesitan mucha información para realizar su trabajo. Las publicaciones periódicas y las revistas de temática diversa son un recurso muy utilizado para informarse sobre el exterior», asegura la bibliotecaria Jaana Puumalainen al describir cómo es trabajar en esta biblioteca especializada. La biblioteca, que cubre las necesidades de información del Ministerio de Asuntos Exteriores, solo cuenta con cuatro trabajadores, lo que exige centrar la atención en la gestión de recursos.

La biblioteca ha adquirido el servicio de gestión de suscripciones de LM Information Delivery, que incluye la herramienta en línea LibNet.
Puumalainen se muestra satisfecha porque, desde que se inició la colaboración, han podido resolver todas las dificultades con las mismas personas de contacto; además, el personal de LM Information Delivery siempre está atento a las necesidades de la cuenta.

El Ministerio de Asuntos Exteriores cuenta con decenas de departamentos y, anteriormente, la lista de publicaciones periódicas de cada uno de ellos debía recopilarse manualmente. Ahora, gracias a LibNet, la biblioteca puede generar informes por departamento en formato PDF o Excel.

La información debe encontrarse en un mismo sitio

Según Puumalainen, LibNet es una herramienta importante para el Ministerio de Asuntos Exteriores porque permite almacenar toda la información en un mismo sitio, lo que ayuda a los empleados de la biblioteca a mantener los registros de publicaciones actualizados.

Puumalainen considera el calendario de publicaciones de LibNet, desarrollado para evitar reclamaciones innecesarias, un servicio esencial. Antes solo tenía la opción de consultar las páginas web de los editores

para saber qué publicaciones ya estaban en circulación o si tenía que presentar una reclamación. Con LibNet, cuando una publicación no llega, la biblioteca puede consultar primero el calendario y, en caso necesario, presentar una reclamación con unos pocos clics desde la misma herramienta.

Suscripciones renovadas por primera vez a través de LibNet

En 2010, las suscripciones del Ministerio de Asuntos Exteriores a las distintas publicaciones se renovaron a través de LibNet, por primera vez. A pesar de la gran cantidad de renovaciones, el proceso fue fluido, sobre todo gracias a la formación y la asistencia facilitada por los expertos de LM. Al renovar las suscripciones a través de LibNet, ya no hay retrasos provocados por el trabajo manual: se activan automáticamente. De este modo la suscripción se mantiene ininterrumpida hasta el año siguiente.

Uso de recursos electrónicos más sencillo

LibNet también incluye funciones que facilitan la gestión de recursos electrónicos. Además de un servicio de índice, LibNet ofrece información básica sobre licencias de recursos electrónicos. Por ejemplo, la función LibLicence® permite a las bibliotecas encontrar datos de licencia y condiciones de uso actualizados de los editores de miles de publicaciones electrónicas.

«Esta función era muy necesaria. Siempre recibo los contratos con los términos de uso de las publicaciones, pero con LibNet puedo acceder a ellos de forma rápida y eficaz, con solo hacer un clic».

Ventajas:

  • Información almacenada en un mismo sitio
  • Accesible a todo el personal bibliotecario
  • Fácil renovación de suscripciones y uso de recursos electrónicos

La biblioteca del Ministerio de Asuntos Exteriores de Finlandia se encuentra en Katajanokka, Helsinki, junto al mar. Fotografía: Minna Saarinen

«LM nos ayuda constantemente a activar publicaciones electrónicas, a gestionar las suscripciones de medios impresos y a solicitar nuevas suscripciones».
Jaana Puumalainen, Ministerio de Asuntos Exteriores