Informationen flyder jævnt i Udenrigsministeriets bibliotek

Finlands udenrigsministeriums bibliotek ligger ved havet i Katajanokka, Helsinki i Finland. Det specialiserede bibliotek har en bred vifte af ressourcer, der bl.a. dækker udenrigs-, sikkerheds- og udviklingspolitik, diplomati, international ret og menneskerettigheder, økonomi og globalisering samt miljø. Biblioteket har været kunde hos LM Information Delivery siden 2006.

Bibliotekets kunder er hovedsageligt embedsmænd i udenrigsministeriet og studerende inden for udenrigsanliggender. Udenrigsministeriet er en stor organisation: Vi yder service til næsten to tusinde kunder, herunder personalet på Finlands diplomatiske missioner. For at støtte deres arbejde har offentligt ansatte brug for masser af information. Tidsskrifter inden for forskellige felter og andre publikationer er populære kilder til ekstern information,” siger bibliotekar Jaana Puumalainen, der beskriver det daglige arbejde på specialbiblioteket. Biblioteket, der yder tjenester til udenrigsministeriets informationsbehov, har kun fire ansatte, så der lægges stor vægt på ressourceforvaltning.

Biblioteket har erhvervet LM Information Deliverys abonnementshåndteringstjeneste, som inkluderer online-værktøjet, LibNet.
Puumalainen er tilfreds med at det har været muligt at håndtere alle problemer med de samme kontaktpersoner siden samarbejdet startede og LM Information Deliverys personale er altid opmærksom på forhold vedrørende deres konto.

Udenrigsministeriet har snesevis af enheder, og tidligere skulle listen over tidsskrifter til hver enhed udarbejdes manuelt. Med LibNet kan biblioteket udstede enhedsspecifikke rapporter i enten PDF- eller Excel-format.

Oplysninger skal opbevares på ét sted

Ifølge Puumalainen er LibNet vigtigt for udenrigsministeriet, fordi information kan opbevares på ét sted, så bibliotekets medarbejdere kan opretholde opdaterede publikationsregistre.

Puumalainen anser LibNets overskuelige publikationsoversigt for at være afgørende. Tidligere skulle hun selv besøge udgiveres hjemmesider for at se, om en vis publikation allerede var blevet udgivet og om det var nødvendigt at reklamere for den. Med LibNet kan biblioteket først kontrollere udgivelsesplanen og om nødvendigt reklamere via LibNet med få klik, hvis en publikation ikke er ankommet.

Abonnementer fornys for første gang via LibNet

I 2010 blev udenrigsministeriets abonnementer for første gang fornyet via LibNet. Der var mange abonnementsfornyelser, men fornyelsesprocessen gik glat, især efter at have modtaget uddannelse og vejledning fra LM’s eksperter. Når abonnementerne fornys via LibNet, opstår der ikke forsinkelser, der skyldes manuelt arbejde, og abonnementer aktiveres automatisk. Dette sikrer, at abonnementerne fortsætter uden afbrydelse det følgende år.

Brug af elektroniske ressourcer gjort lettere

LibNet omfatter også tjenester til at lette styringen af ​​e-ressourcer. Ud over en tjeneste for indholdsfortegnelser tilbyder LibNet grundlæggende oplysninger om e-ressource-licensoplysninger. For eksempel kan biblioteker ved hjælp af LibLicence®-funktionen finde udgiveres opdaterede licensoplysninger og brugsvilkår for tusindvis af e-publikationer.

“Dette er et tiltrængt værktøj. Jeg modtager altid aftalerne om publikationernes brugsvilkår, men med LibNet kan jeg få adgang meget hurtigere og mere effektivt med nogle klik på musen.”

Fordele:

  • Oplysninger kan opbevares på ét sted
  • Tilgængelig for alt bibliotekspersonale
  • Adgang til e-ressourcer og abonnementer kan nemt fornys.

Finlands udenrigsministeriums bibliotek ligger ved havet i Katajanokka i Helsinki. Foto: Minna Saarinen

”Vi har regelmæssigt brug for hjælp fra LM til at aktivere e-tidsskrifter, administrere trykte abonnementer og bestille nye abonnementer.”
Jaana Puumalainen – udenrigsministeriet